身分証明書、実印、印鑑証明書、住民票
売主本人の確認書類です。親子や兄弟など、物件が共有名義となっている場合は、共有者全員のものが必要です。相続物件などでは、共有者が遠方に居住していて、本人確認の書類を揃えるのに時間がかかるケースもあります。住民票は、登記上の住所と現住所が異なる場合に必要です。住民票や印鑑証明書などは、有効期限があり発行から3ヶ月以内のものを使用します。印鑑証明書、住民票は市区町村の窓口で取得しましょう。
登記済権利書または登記識別情報
「権利書」という方が馴染みのある方もいらっしゃるかもしれません。この「登記済権利書」は、法務局から登記名義人に公布される書類で、登記名義人がその物件の真の所有者であることを証明する非常に重要な書類です。売却する物件が平成17年以降に取得したものである場合は、登記済権利書の代わりに登記識別情報が発行されているケースもあります。
その際は、登記識別情報を準備します。あなたが物件取得時に法務局から公布された登記済権利書等を買主に渡し、移転登記が行われることで、所有権があなたから買主に移ります。もし紛失してしまった場合には、本人確認のために法務局が郵送にて問い合わせを行う「事前通知」を利用しましょう。そのほか、司法書士など資格者代理人に本人確認情報を提出してもらう方法も有効です。
事前通知とは
事前通知とは、本人確認のために法務局が郵送にて問い合わせを行う制度です。法務局が申請人に対して、「登記申請がなされたこと」と「自分が確かに登記を申請した旨を申し出る旨」を通知する書面を郵送し、登記名義人から間違いない旨の申出がされることによって、本人からの申請であることを確認するというものです。
固定資産税納税通知書および固定資産税評価証明書
固定資産税の納税額の確認のために必要となる書類です。また、移転登記等に必要な登録免許税の算出の際にも必要となります。最新のものを準備してください。固定資産税は、1月1日時点の所有者に年間の固定資産税が課税されるため、取得時期に応じて負担額が調整され、売主に一部払い戻されるのが一般的です。手元にない場合は、市区町村の窓口で固定資産税評価証明書を発行してもらいましょう。
土地測量図・境界確認書
一戸建てや土地の売買において必要となる書類です。土地の場合では、㎡単価×面積で売買価格を決めるケースもあり、どこからどこまでが売却対象か、対象面積は何㎡か、など面積や境界線が非常に重要です。境界線が明確でないと、購入後のトラブルにもなりかねません。万が一、境界線が未確認である場合は、あらかじめ隣接地の土地所有者と協議を持ち、了解を得て測量図を作成しておきます。
土地測量図に関しては法務局で取得できますが、境界確認書に関しては、公的に保管されているわけではありませんので、紛失している場合は測量した会社に問い合わせてみましょう。測量した会社が不明な場合は、再度、測量する必要が出てきます。
建築確認済証および検査済証、建築設計図書・工事記録書等
一戸建ての売買等において必要です。建築確認済証や検査済証は、その物件が建築基準法に則って建築されていることを証明する書類です。原則として、現地で行われる検査によって適合が確認された後、検査済証が発行されます。構造等が法律の基準に沿ったものであることの証明は、売主にとっても買主にとっても大切な情報です。
建築設計図書や工事記録書等は、前述の建築確認済証のように建築にあたっての法的手続きに関する書類ではありません。しかし、どのように設計・工事が行われたかの情報は、物件の維持管理や将来のリフォームにおいて、非常に有益であり、買主からの信頼度アップに効果的だといえます。もし、紛失してしまっている場合には、市区町村の窓口で、建築確認済証や検査済証の代わりとなる「建築計画概要書」や「建築確認台帳記載事項証明書」を発行してもらいましょう。
マンションの管理規約、または使用細則などマンションの維持費等の書類
マンションの売却にあたっての必要書類です。「マンションは管理を買え」と言われますが、中古マンションにおいては特に、どのように維持管理されているのか、ペットを飼ってよいのかどうかなど使用にあたってのルールは、非常に大切です。加えて、買主にとっては維持費等のランニングコストも重要情報です。
売買契約時以前のタイミングで提示することが望ましい書類です。こちらの書類はマンションの管理会社が保有しており、仲介会社が手配してくれるものです。仲介会社に確認しておきましょう。
耐震診断報告書・アスベスト使用調査報告書等
近年、大きな地震が日本各地で起こっていますが、住宅は住む人の身の安全を保証するものであるべきです。建築基準法で、耐震基準が定められていますが、新耐震基準が導入される以前のような古い物件を売却する際は、耐震診断報告書等の提出が求められるケースもあります。
アスベスト使用調査報告書等もそうですが、書類がないと売却できないというものではありませんが、トラブル回避のためにも考慮したいところです。こちらの書類を準備する場合は、耐震診断、アスベスト使用調査を依頼するようにしましょう。
売買契約書やその他の書類
ほかにも、売却する物件に関する書類があれば準備しておきます。地盤調査報告書・住宅性能評価書・既存住宅性能評価書等、物件の構造等を客観的に示すデータは、買主にとってもわかりやすく物件選択の決め手となるケースもあります。「住宅の履歴」を意識してください。
他に、購入時の契約書・重要事項説明書、販売時のパンフレットや広告等も有効な物件情報です。なお、売買契約書を紛失してしまった場合には、購入した不動産会社に事情を説明し、コピーなどで対応してもらいましょう。
